Alta de ficheros en la Agencia de Protección de Datos

Cuando en nuestra página web recojamos datos personales, ya sea de clientes, usuarios, potenciales clientes, etc., se debe proceder al alta de ficheros en la Agencia de Protección de datos (AEPD). Dar de un alta un fichero supone informar a la AEPD de la existencia y tratamiento de unos datos, no es necesario reproducir todos los datos, tan solo es necesario dar la información del tipo de datos que son, del tratamiento que se realiza con ellos y del cumplimiento de las medidas de seguridad. Este proceso puede hacerse por el propio responsable (titular de la empresa que maneja dichos datos) en la web de la AEPD previsto para ello Sistema de Notificaciones Telemáticas denominado Programa » NOTA«. De esta manera, quedarán incluidos los ficheros en el Registro General de Protección de Datos de forma que cualquiera pueda comprobar que una determinada empresa o profesional cumple los requisitos mínimos de Protección de Datos de carácter personal.

La obligación debe realizarse previamente a cualquier otra acción, al inicio de las tareas de tratamiento de los datos y es gratuito.

Los datos se clasificaran en diferentes ficheros dependiendo de sus características, por ejemplo, se notificará un fichero de «personal» en el que se informa de que se manejan datos de los trabajadores de la empresa; otro de «clientes» en el que se manejan los datos facilitados por estos para realizar las transacciones; otro de «proveedores«; «usuarios» que contenga los datos de los usuarios que visiten nuestra web y así sucesivamente. Se debe por tanto realizar una notificación por cada fichero que queramos dar de alta.

La notificación de ficheros en la Agencia de Protección de datos puede hacerse de forma telemática (a través de la web) o en papel y envío por correo postal. Una vez notificado, la AEPD remitirá una resolución con el código del fichero que servirá para su posterior identificación.

Una vez creado el fichero no es necesario realizar ninguna otra acción, pero sí es posible modificar el fichero en caso de que se produzca un cambio en los datos manejados e igualmente es posible suprimirlo y borrarlo, en caso de no seguir tratando esa categoría de datos. La modificación y eliminación de ficheros se hace a través del Programa «NOTA«.